1.) Zeitmanagement - nicht nur etwas für Erbsenzähler
2.) Ordnung fördert Arbeitskraft und Motivation
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1.) Zeitmanagement - nicht nur etwas für
Erbsenzähler
Sie haben schon einige Bücher über Zeitmanagement gelesen? Sie haben mit viel Elan versucht, die guten Tipps in Ihrem Arbeitsalltag umzusetzen? Trotzdem sind Sie nach wenigen Tagen in das alte Chaos zurückgekehrt? Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt, fragen Sie sich vielleicht, wie ein Zeitmanagement aussehen könnte, das für Sie maßgeschneidert ist.
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Wenn Sie sich als chaotisch bezeichnen würden, gehören sie zu den Menschen, die vorwiegend ihre rechte Gehirnhälfte nutzen. Diese Menschen sind kreativ und machen viele Dinge gleichzeitig", erklärt Prof. Dr. Lothar Seiwert, Deutschlands führender Zeitmanagement-Experte und Bestseller-Autor zahlreicher Ratgeber zum Thema. Anders funktionieren die so genannten Linkshirner, die von sich aus systematisch und diszipliniert arbeiten.
"Viele Leute halten sich für 'zu dumm', weil sie es einfach nicht schaffen, die klassischen Zeitmanagementregeln zu befolgen", erklärt Cordula Nussbaum, Zeitmanagement-Trainerin, Journalistin und mehrfache Buchautorin aus Sauerlach bei München.
Um solche Gedanken gar nicht erst aufkommen zu lassen, rät sie, den eigenen Denkstil zu analysieren und herauszufinden, von welcher Gehirnhälfte Sie dominiert sind. "Wenn es Ihnen leicht fällt, Aufgabenlisten zu erstellen und abzuarbeiten, dann sie eher ein Linkshirner. Wird solch eine Liste bei Ihnen zu einem mehrseitigen Brainstorming, das Sie in der Regel nicht abarbeiten können, dann sind Sie eher ein Rechtshirner."
Lothar Seiwert: "Wenn ich ein Rechtshirner bin, kann ich daran nichts Grundlegendes verändern. Sinnvoller ist es, mit dieser Situation leben zu lernen." Deshalb rät er ihnen: "Versuchen Sie beim Zeitmanagement, nicht zu viel auf einmal umzusetzen, sondern sich auf zentrale Instrumente des Zeitmanagements zu beschränken, zum Beispiel so genannte To-Do-Listen."
Da Rechtshirner visuelle Menschen sind, empfiehlt der Heidelberger Zeitmanagement-Experte, diese To-Do-Listen nicht auf langweiligen Zetteln zu schreiben. "Nutzen Sie zum Beispiel Post-its, Pinnwände oder Organizer. Wichtig ist, dass Sie visuell einen Überblick über Ihre anstehenden Aufgaben gewinnen."
Auch Cordula Nussbaum rät zu kreativen To-Do-Listen: "Wenn sich bei Ihnen als Rechtshirner Routine einstellt, kann es sinnvoll sein, das Planungsinstrument zu wechseln. Berücksichtigen Sie Ihre Vorlieben. Wenn Sie zum Beispiel gerne eine selbstillustrierte Kladde nutzen, dann lassen Sie sich nicht davon abhalten, nur weil Ihre Kollegen ein bestimmtes Computerprogramm benutzen."
Doch allein mit dem Erstellen einer To-Do-Liste ist es nicht getan. Lothar Seiwert: "Viele neigen dazu, sich einfach zu viel auf einmal vorzunehmen. Das führt unweigerlich zu Stress. Manche schreiben zehn Punkte auf ihre Liste, obwohl sie nur drei oder vier Punkte erledigen können." Sein Tipp: Weniger ist manchmal mehr. Deshalb ist es sinnvoll, zeitliche Puffer in den Arbeitsalltag einzubauen.
"Es ist unbedingt erforderlich, dass Sie Prioritäten setzen. Das gilt gerade für Rechtshirner, die sich gerne verzetteln und von einer Aufgabe zur anderen springen", betont Seiwert. Den wirklich wichtigen Aufgaben im Beruf sollte Priorität eingeräumt werden und nicht den dringlichen. Die seien selten wichtig, so der Experte.
"Nehmen Sie sich die Zeit, einmal in Ruhe nachzudenken, was wirklich wichtig ist", erklärt Cordula Nussbaum. Diese Reflexion sei notwendig, um entscheiden zu können, wie wichtig oder dringlich eine Aufgabe sei. Doch nicht nur die Frage nach den Prioritäten bedarf der Reflexion. "Unterziehen Sie Ihren Berufsalltag doch mal einer Analyse. Schreiben Sie auf, zu welcher Stunde Sie was gemacht haben. Benennen Sie Störungen und Zeitdiebe und beschreiben Sie Ihre Gefühle."
Wer so ein Raster erstellt hat, erkennt leicht, wo die Zeit hinfließt. Er hat so einen Ausgangspunkt für mögliche Veränderungen. "Wenn Sie Veränderungen planen, sollten Sie kleine Schritte gehen. Nehmen Sie sich zum Beispiel vor, nicht gleich das ganze Büro, sondern lediglich eine Schublade Ihres Schreibtisches aufzuräumen! Haben Sie diesen ersten Schritt getan, belohnen Sie sich... vielleicht mit einem Espresso."
2.) Ordnung fördert Arbeitskraft und Motivation
München/Schwäbisch Hall (dpa/gms) - "Wer sein Leben in Ordnung bringen will, muss erst einmal sein Haus aufräumen", besagt eine chinesische Weisheit. Diese Regel kann auch der Personalcoach Marco von Münchhausen aus München bestätigen.
Tatsächlich gibt es einen Zusammenhang zwischen der "inneren" Unordnung und der Unlust, das eigene Zuhause oder den Arbeitsplatz regelmäßig von unnötigem Ballast zu befreien, sagt von Münchhausen.
Doch für die meisten Menschen ist das Thema Aufräumen negativ behaftet - zu viel Zeit kostet es, sich durch die oft hoch aufgestapelten Papierberge zu kämpfen, nur um sich letztendlich dann doch im Detail zu verlieren und kein Ende zu sehen. Das Denken "Ich würde ja gerne aufräumen, weiß aber nicht, wie" gilt nach Ansicht des Psychologen Gunter König aus Schwäbisch Hall für viele Menschen. "Dabei helfen zwei Tricks: Man sollte es sich schön machen und etwa gute Musik dazu hören, und man sollte jemanden dabei haben, der einem hilft und dann auch nicht jedes einzelne Blatt durchliest."
Ordnung - vor allem am Arbeitsplatz - schafft nicht nur den für eine volle Arbeitsleistung nötigen Überblick, sondern auch zusätzliche Energie und eine höhere Motivation. Die Fengshui-Expertin Rita Pohle aus Stuttgart berät Firmen und Mitarbeiter bezüglich der Arbeitsplatzeinrichtung und -gestaltung und versucht ihren Klienten klar zu machen, dass sich Erfolgserlebnisse nur an einem aufgeräumten Arbeitsplatz einstellen: "Wenn ich ständig etwas suche, dann werde ich doch nie fertig mit meiner Arbeit", sagt sie.
Zudem sei es nicht gut für die Psyche und äußerst demotivierend, wenn man schon morgens ins Chaos komme und von vorneherein kein "Land" sehe. "Wenn jemand nicht einmal mehr die Farbe seiner Schreibtischunterlage kennt, dann wird es sehr kritisch." Rita Pohle rät deshalb, den ganzen Tisch erst einmal komplett leer zu räumen, ihn zu putzen und dann einzelne Stapel - sortiert nach Prioritäten und Themen - zu machen. Die Beraterin ist davon überzeugt, dass ein "Schreibtisch-Chaot" wegen der ständigen Suche nach Unterlagen pro Tag mindestens eine halbe Stunde an reiner Arbeitszeit verliert.
Von rund 20 Prozent weniger Arbeitsleistung spricht der Arbeitsmediziner Thomas Hackländer vom Arbeitsmedizinischen Zentrum (AMZ) in Gelsenkirchen. Er trifft bei seinen Arbeitsplatzbegehungen täglich auf unaufgeräumte Schreibtische und viel Chaos. "Aber es wird zunehmend besser, die Menschen lernen offenbar wieder, mehr Ordnung zu halten", so Hackländer.
ordnungsliebend ist hingegen Wolfgang Frings; der 56-jährige Journalist stapelt in seinem Büro turmweise alte Zeitungen, Papiere, Mitschriften, Kalender und Schreibblöcke und hortet Kugelschreiber in seinen Schubladen. "Dieses Denken, dass man alles aufheben sollte, weil man es irgendwann noch einmal gebrauchen könnte, habe ich von meinem Vater", sagt Frings. Und so schafft er sich regelmäßig ein wildes Chaos, das aufzuräumen ihm meist sehr schwer fällt. "Erst, wenn ich etwas wirklich Wichtiges suche und das dann in diesem Wust nicht finden kann, ist für mich der Punkt erreicht, an dem ich mich zum Wegwerfen zwinge", erzählt er.
Es ist dieses "Aha-Erlebnis", das Frings nach eigenen Angaben braucht und ohne das er keine Chance hat, einen Weg aus seiner persönlichen Unordnung zu finden. "Aufzuräumen und wegzuwerfen, fällt mir sehr schwer." Dabei gibt er allerdings auch zu, dass er sich nach seinen etwa einmal pro Jahr inszenierten Aufräumaktionen sogar richtig gut fühlt - wenngleich ihn auf der anderen Seite immer auch eine ganz bestimmte Sorge umtreibt. "Man fragt sich insgeheim ständig, ob man nicht doch etwas Wichtiges in den Papierkorb geworfen haben könnte."